O cliente liga pedindo a segunda via do boleto. Na semana seguinte, pede o XML da nota para o contador. Depois quer saber se o pedido já saiu, e em seguida pede de novo a cotação que "sumiu do e-mail". Cada pedido desses tira alguém da equipe do que estava fazendo para procurar um documento que já existe no sistema.
O portal do cliente resolve isso. Com um acesso próprio, o cliente entra pelo navegador, com e-mail e senha, e encontra sozinho as cotações, os pedidos, as faturas e os documentos que a sua empresa emitiu para ele. Ele só vê o que é dele, e você decide quem da empresa do cliente recebe esse acesso.
Quem pode receber acesso
O acesso é dado por contato. Pode ser a própria empresa cliente, com o e-mail geral dela, ou as pessoas cadastradas dentro dela: a compradora, o financeiro, o sócio. Cada pessoa com acesso tem o seu login, e todas enxergam os documentos da mesma empresa.
A única exigência é um e-mail válido e único. É para ele que vai o convite, e ele passa a ser o login do cliente. Por isso vale cadastrar as pessoas do cliente como contatos filhos, cada uma com o próprio e-mail, em vez de repetir um endereço genérico.
Dando o acesso
Abra o cadastro do cliente em Contatos, clique na engrenagem ao lado do nome, no alto da tela, e escolha Conceder acesso ao portal.
A opção fica no menu da engrenagem do cadastro · dados ilustrativos.
Abre a janela Gerenciamento de acesso ao portal, com a empresa e as pessoas cadastradas dentro dela. Em cada linha aparece o e-mail do contato, que pode ser corrigido ali mesmo, e o botão para Conceder acesso. Se quiser, escreva no campo de texto uma mensagem que vai junto no fim do convite, como um lembrete de onde ficam as faturas.
Cada contato da empresa cliente aparece numa linha, com o seu e-mail · dados ilustrativos.
Ao conceder, o sistema cria o usuário do portal e envia o convite por e-mail. O cliente clica no link, define a própria senha e já entra. Na mesma janela, a linha passa a mostrar os botões Convidar novamente, para quem perdeu o e-mail, e Revogar acesso, para quando a pessoa sai da empresa do cliente.
Depois de concedido, o acesso pode ser reenviado ou revogado a qualquer momento · dados ilustrativos.
O convite não chegou?
O convite sai pelo servidor de e-mail da empresa. Se ele não estiver configurado, o e-mail fica parado na fila. Veja o artigo Servidores de e-mail e, depois de ajustar, use Convidar novamente.
O que o cliente vê
Ao entrar, o cliente cai na página Minha conta, com um bloco para cada tipo de documento: cotações, pedidos de venda, faturas e, conforme os aplicativos que a sua empresa usa, entregas, projetos e chamados. Cada documento abre numa página própria, com o PDF para baixar, o histórico de mensagens e, nas cotações, os botões para assinar e pagar online.
Você pode ver exatamente o que o cliente vê. Em qualquer cotação ou pedido de venda, o botão Visualização do cliente abre a página do documento como ela aparece no portal.
Um pedido de venda visto pelo portal, com o valor, os endereços, a entrega e os itens · dados ilustrativos.
As mensagens que o cliente escreve no documento pelo portal entram no histórico do mesmo documento no sistema, e as respostas da sua equipe voltam para ele. A conversa sobre aquele pedido fica toda num lugar só.
| No portal, o cliente pode | O que ele não consegue |
| Consultar e baixar cotações, pedidos e faturas emitidos para a empresa dele | Ver documentos de outros clientes |
| Assinar e pagar cotações online, quando esses recursos estão ligados | Alterar preços, quantidades ou condições de um documento |
| Mandar mensagens no próprio documento | Entrar nas telas internas do sistema |
| Atualizar os próprios dados de contato e trocar a senha | Dar acesso a outras pessoas — isso é sempre com a sua equipe |
Perguntas frequentes
O usuário do portal é um usuário do sistema como os da minha equipe?
Não. Ele é um usuário externo: só entra no portal e só enxerga os documentos da empresa dele. As telas internas, os cadastros e os relatórios continuam restritos à sua equipe.
Dois contatos podem ter o mesmo e-mail?
Não para o portal. O e-mail é o login, então cada acesso precisa de um endereço diferente. Se o cliente usa um e-mail geral, dê o acesso só para a empresa e cadastre as pessoas com os e-mails individuais delas.
O cliente esqueceu a senha. Preciso fazer alguma coisa?
Normalmente não: na tela de login do portal há o link para redefinir a senha, que chega no e-mail cadastrado. Se o e-mail do contato mudou, corrija o cadastro e use Convidar novamente.
Revogar o acesso apaga os documentos?
Não. Revogar só bloqueia o login daquela pessoa. Cotações, pedidos e faturas continuam no sistema, e o acesso pode ser concedido de novo a qualquer momento.
Dá para dar acesso a fornecedores?
Sim, do mesmo jeito. No portal, o fornecedor enxerga as solicitações de cotação e os pedidos de compra enviados para ele.
Dúvidas de uso? Abra um chamado na Central de Ajuda do Odoo.