Recebimento, entrega e transferência interna são a mesma coisa para o sistema: uma transferência de estoque (o picking). O que muda é o tipo de operação, que decide de onde a mercadoria sai, para onde vai e qual sequência numera o documento. Entender isso resolve de uma vez o estoque inteiro.
A visão geral das operações
Em Inventário → Visão geral, cada cartão é um tipo de operação de um depósito, com o que está na fila e o que está atrasado.
| Recebimentos (Entradas) | Mercadoria que entra: compras e devoluções de clientes. Origem Fornecedores, destino o estoque. |
| Pedidos de entrega (Saídas) | Mercadoria que sai: vendas e devoluções a fornecedor. Origem o estoque, destino Clientes. |
| Transferências internas | Movimento entre locais da própria empresa: do recebimento para a prateleira, de um depósito para outro. |
| Fabricação | Ordens de produção, quando a empresa transforma insumos em produto acabado. |
| Pedidos do PDV | As saídas geradas pelo ponto de venda. |
Cada cartão tem o botão com a fila (8 A receber, 39 A entregar) e, ao lado, quantos estão atrasados e quantas operações existem no total. Empresa com mais de um depósito ganha um conjunto de cartões por depósito — é assim que se enxerga a operação de cada filial separadamente.
A lista de recebimentos
Em Inventário → Operações → Recebimentos.
- Referência — o número da transferência, com o prefixo do depósito (CDSP/RECEB/00015 é o recebimento 15 do Centro de Distribuição São Paulo).
- De e Para — os locais de origem e destino. Num recebimento, Fornecedores → CDSP/Estoque.
- Contato — o fornecedor.
- Data programada — quando era para ter acontecido. Em vermelho quando atrasada.
- Documento de origem — o que gerou a entrada: o pedido de compra (P00019) ou a nota importada (REM/2026/0004 / NF 118). É por esse campo que se faz a ligação entre o físico e o fiscal.
- Status — Rascunho, Pronto ou Concluído.
Os estados de uma transferência
| Rascunho | A transferência existe mas ainda não reservou nada. Típico de entrada criada manualmente. |
| Aguardando | Depende de outra operação — uma entrega em duas etapas espera a separação. |
| Pronto | Tudo o que é preciso está disponível (na saída, o estoque foi reservado). É a fila de trabalho do armazém. |
| Concluído | Validada. O estoque efetivamente mudou de lugar e, na valorização perpétua, os lançamentos contábeis foram gerados. |
| Cancelado | Descartada sem mover estoque. |
O formulário do recebimento
| Receber de | O fornecedor. Numa entrega seria Entregar para, com o cliente. |
| Tipo de operação | Define depósito, sequência e comportamento (uma ou duas etapas, criação de devolução). |
| Local de destino | Onde a mercadoria será colocada. Com regras de armazenamento, o sistema sugere o endereço certo. |
| Data programada e Prazo final | A data prevista e o limite combinado. Em vermelho quando vencidas. |
| Documento de origem | O pedido de compra ou a nota que originou a entrada. |
| Atribuir proprietário | Usado em consignação: mercadoria fisicamente no seu depósito, mas de propriedade de terceiro. Veja consignação. |
Aba Operações
Cada linha tem Demanda (o que era esperado) e Quantidade (o que de fato está sendo recebido). São esses dois números que produzem o recebimento parcial: chegou menos do que o pedido, você ajusta a quantidade, valida, e o sistema pergunta se cria um recebimento pendente com o saldo.
O link Detalhes de cada linha abre o rastreio fino — lote, número de série, endereço de destino e embalagem — que é onde se informa o lote do fornecedor e a validade.
Os botões
- Validar — confirma o movimento. A partir daqui o estoque mudou e a operação vira Concluída.
- Imprimir — romaneio, etiquetas de produto ou etiquetas de embalagem.
- Devolução — cria a transferência inversa, base da devolução ao fornecedor e da respectiva NF-e de devolução.
- Cancelar — descarta sem mover estoque.
Recebimento em uma ou em duas etapas
Em Inventário → Configuração → Depósitos se define como a entrada acontece:
- Uma etapa — a mercadoria vai direto de Fornecedores para o estoque. Simples e suficiente para a maioria.
- Duas etapas — primeiro entra numa doca de recebimento e depois uma transferência interna leva à prateleira. Serve quando existe conferência de qualidade ou o endereçamento é feito por outra equipe.
O mesmo vale na saída: uma etapa (entrega direta), duas (separação e expedição) ou três (separação, embalagem e expedição).
O que a validação faz
Validar um recebimento tem três efeitos, e é bom saber disso antes de clicar:
- O saldo do produto sobe no local de destino, e a quantidade prevista nos pedidos de venda em aberto é recalculada.
- Se a categoria do produto usa valorização perpétua, é gerado o lançamento contábil do estoque.
- Se o método de custo é médio, o custo do produto é recalculado com o preço da entrada.
Por isso o recebimento não deve ser validado "por antecipação": ele é o marco que move estoque, custo e contabilidade ao mesmo tempo.