Cada empresa tem um nível de exigência diferente para a assinatura e uma forma própria de chamar quem assina. Estas configurações ficam no menu Contratos › Configuração, visível só para administradores do app.
Assinatura eletrônica
Em Configuração › Configurações, três opções definem o que se pede a quem assina e o que acontece no fim. Todas vêm ligadas.
Configurações da assinatura eletrônica · dados ilustrativos.
| Opção | O que faz | Quando desligar |
| Pedir código por e-mail | Antes de assinar, a pessoa digita um código de 6 dígitos enviado para o e-mail dela. Comprova que quem assina tem acesso àquele e-mail. | Raramente; é a principal prova de identidade do processo. |
| Pedir o CPF | A pessoa digita o CPF (ou CNPJ) ao assinar. Quando o contato tem CPF cadastrado, o número é conferido; ele sai impresso no certificado. | Quando os signatários são estrangeiros ou não têm CPF. |
| Enviar a cópia assinada para todos | Quando a última pessoa assina, todos os signatários e os contatos em cópia recebem o PDF assinado com o certificado. | Quando a empresa prefere enviar a cópia final por outro canal. |
Funções de assinatura
Em Configuração › Funções de assinatura ficam os papéis que podem assinar um contrato: Contratante, Contratada, Administrador, Vendedor, Comprador e testemunhas. O código de cada função é o que vai no texto do modelo para marcar o lugar da assinatura, por exemplo {{assinatura.contratante}}. Dá para criar funções novas, como Fiador ou Avalista.
Funções de assinatura e o código usado no texto do contrato · dados ilustrativos.
Estágios
Em Configuração › Estágios estão as colunas do quadro de contratos. Cada estágio corresponde a uma situação do contrato (rascunho, aguardando assinaturas, assinado, cancelado); você pode renomear, reordenar e escolher quais aparecem recolhidos no quadro.
Estágios do quadro de contratos · dados ilustrativos.
Permissões
O acesso ao app é dado no cadastro do usuário, em três níveis.
| Nível | O que vê e faz |
| Usuário | Trabalha nos contratos em que é vendedor, responsável ou que criou: gera minuta, envia para assinatura, acompanha e reenvia lembretes. Consulta os modelos. |
| Gerente | Vê todos os contratos da empresa; também cancela e volta contratos cancelados para rascunho. |
| Administrador | Tudo do gerente, mais criar, editar e aprovar modelos e o menu Configuração: assinatura eletrônica, funções e estágios. |
O layout da minuta (logotipo, cabeçalho e rodapé) é o mesmo dos outros documentos da empresa e se ajusta em Configurações › Empresas › Configurar layout do documento.
Dúvidas de uso: abra um chamado na Central de Ajuda. Para ativar o recurso no seu ambiente, fale com o comercial pelo [email protected].