Mandar o contrato por e-mail e esperar a resposta funciona até a primeira vez em que alguém diz que não recebeu, que assinou a versão errada ou que imprimiu, assinou à mão e esqueceu de devolver. A assinatura eletrônica do Odoo resolve isso sem depender de serviço externo: cada signatário recebe um link pessoal, assina na própria página e cada passo fica registrado.
Enviar
No contrato em rascunho, clique em Enviar para assinatura e confirme. O sistema gera a minuta final, confere se cada signatário tem e-mail e lugar de assinatura no texto, e envia o link para cada um. O contrato passa para Aguardando assinaturas e o prazo começa a contar a partir do envio, conforme os dias para assinar definidos no modelo.
Antes de enviar, o sistema confirma: uma nova minuta será gerada e o link sai por e-mail para cada signatário · dados ilustrativos.
A página de quem assina
O signatário abre o link e vê o documento ao lado do formulário de assinatura, com a função dele (Contratante, Testemunha 01...) e a data limite. Ele confere o nome, informa o CPF, desenha ou digita a assinatura, digita o código de 6 dígitos que recebeu por e-mail e marca que leu e concorda. A lista do lado mostra quem já assinou. Não é preciso ter usuário no sistema nem instalar nada; a página funciona no celular.
Página de assinatura: documento ao lado, nome, CPF, assinatura desenhada ou digitada e código enviado por e-mail · dados ilustrativos.
A assinatura entra no PDF exatamente no lugar marcado no texto para aquela função. O código por e-mail e o CPF são opcionais e ligados por padrão; ver o artigo de configurações.
Acompanhar quem já assinou
A aba Status de assinaturas mostra cada signatário com a situação: A assinar, Link aberto ou Assinado, com as datas de envio e de assinatura. O campo Assinaturas no cabeçalho resume (por exemplo, 2 de 4).
Status de assinaturas: dois já assinaram, uma testemunha abriu o link e outra ainda não · dados ilustrativos.
Para quem ainda não assinou há dois caminhos: Reenviar, na linha do signatário, manda o link de novo só para ele; Reenviar lembrete, no topo, avisa todos os pendentes de uma vez. Além disso, o sistema manda lembretes sozinho a cada tantos dias, conforme o modelo, até o prazo acabar.
Registro de cada passo
A aba Logs de atividade guarda tudo o que aconteceu com os links: envio, abertura, código enviado, assinatura e lembrete, com data, hora, endereço IP e dispositivo. É esse registro que vai para o certificado de assinatura no fim do PDF.
Logs de atividade: cada link enviado, aberto e assinado, com IP e dispositivo · dados ilustrativos.
Prazo e contrato que precisa mudar
O contrato tem o campo Válido até; depois dessa data os links expiram. O painel Visão geral destaca os contratos que vencem nos próximos dois dias. Se o contrato precisar de alteração depois do envio, um gerente cancela o contrato (os links enviados deixam de valer), clica em Voltar para rascunho, ajusta e envia de novo. Uma nova minuta é gerada e novos links saem para todos, assim ninguém assina uma versão desatualizada.
Dúvidas de uso: abra um chamado na Central de Ajuda. Para ativar o recurso no seu ambiente, fale com o comercial pelo [email protected].