A fatura de fornecedor (no menu, Contas) é o outro lado da moeda: reconhece a despesa ou o custo, cria o título no contas a pagar e liga o que foi comprado ao que foi recebido. Como a de cliente, ela pode ser avulsa ou gerada a partir de um pedido de compra — e, no Odoo, também pode nascer de um XML importado.
Onde ficam
Em Faturamento → Fornecedores → Contas.
A coluna Referência é a mais importante aqui: é onde fica o número da nota do fornecedor (NF 9864, NF 415). Ela é a chave de conferência com o documento físico e com o XML, e o sistema avisa quando a mesma referência é lançada duas vezes para o mesmo fornecedor — a proteção contra pagar a mesma nota duas vezes.
Os valores aparecem com sinal negativo porque, do ponto de vista do razão, a fatura de fornecedor é uma saída. O botão VENCIMENTOS existe igual ao das faturas de cliente e abre as parcelas a pagar.
As três origens
| Avulsa | Digitada no botão Novo. Serve para aluguel, energia, honorários, taxas — despesas que não passam por pedido de compra nem por NF-e de mercadoria. |
| Do pedido de compra | No pedido, o botão Criar fatura traz fornecedor, produtos, quantidades e preços. A fatura fica ligada ao pedido, e o botão Correspondência de compras mostra o que foi pedido, recebido e faturado — a conferência de três pontas dentro do documento. |
| Do XML importado | O XML que chegou pelo MD-e ou pela importação manual vira a fatura já com produtos, valores, impostos e a chave de acesso. É o caminho que evita redigitação e erro de valor. |
O que decide quanto se pode faturar é a política de recebimento do produto: sobre quantidades recebidas (recomendado) só permite faturar o que entrou no estoque; sobre quantidades pedidas aceita o que foi combinado. Veja cadastro de produtos.
O formulário
| Fornecedor | Traz endereço, CNPJ e a posição fiscal padrão de entrada. |
| Referência da conta | O número da nota do fornecedor. Preencha sempre: é ele que evita pagamento em duplicidade e facilita a conciliação. |
| NFe | Liga a fatura ao documento eletrônico de entrada, quando o XML foi importado. |
| Data da conta e Data contábil | A data do documento do fornecedor e a data em que ele entra na sua contabilidade. Podem ser diferentes quando a nota chega atrasada. |
| Data de vencimento | Quando o título vence. Com condição de pagamento parcelada, vira várias parcelas no botão Vencimentos. |
| Referência de pagamento | O identificador que o fornecedor pede na transferência ou no boleto. |
| Banco destinatário | A conta do fornecedor que vai receber. |
| Posição fiscal | A posição de entrada — no exemplo, Compra para revenda (entrada). É ela que define o CFOP de entrada, o CST e o crédito de imposto. Veja posições fiscais. |
As linhas
Cada linha carrega a conta contábil do gasto. Numa compra de mercadoria para revenda, ela vem da categoria do produto; numa despesa avulsa, escolhe-se a conta do plano de contas diretamente. É essa escolha que separa, no resultado, o que é custo do que é despesa.
Do recebimento ao pagamento
- A mercadoria chega e o recebimento é validado — o estoque sobe.
- O XML é importado (ou a fatura é criada do pedido) e vira a fatura de fornecedor em provisório.
- Confere-se quantidade, preço e impostos contra o pedido e contra o que entrou.
- A fatura é lançada: nasce o título no contas a pagar, com as parcelas da condição de pagamento.
- O pagamento é registrado e depois conciliado com o extrato bancário. Veja contas a receber e a pagar.
Pular a etapa 3 é o erro que mais custa dinheiro: nota com preço acima do pedido, quantidade a maior ou imposto indevido passa direto e só aparece na conciliação, quando o pagamento já saiu.