A fatura de cliente é o documento contábil e financeiro da venda: é ela que reconhece a receita, cria o título no contas a receber e serve de base para a NF-e. Ela pode nascer de duas formas — avulsa, digitada direto, ou gerada a partir de um pedido de venda.
Onde ficam
Em Faturamento → Clientes → Faturas.
- Número — a numeração do diário de vendas. Fatura em rascunho aparece com
/: o número só é atribuído ao lançar, para não deixar buraco na sequência. - Cliente, Data da fatura e os valores Sem impostos e Total.
- VENCIMENTOS — o botão que abre as parcelas da fatura sem precisar entrar nela. Explicado abaixo.
- Status — Provisório (rascunho), Lançado, Enviado, Em pagamento e Pago.
Os status, na ordem
| Provisório | Rascunho. Nada foi contabilizado, pode ser alterada ou apagada à vontade. |
| Lançado | Contabilizada: gerou o lançamento no diário, o título no contas a receber e passou a valer. A partir daqui só se altera voltando para provisório (o que o sistema registra). |
| Enviado | Lançada e já enviada ao cliente. |
| Em pagamento | Existe pagamento registrado, mas ainda não conciliado com o extrato. |
| Pago | Quitada e conciliada. |
Fatura avulsa ou gerada do pedido
As duas formas produzem exatamente o mesmo documento; o que muda é de onde vêm os dados e o que fica rastreado.
| Avulsa (botão Novo) | Você escolhe cliente, produtos, quantidades e preços na mão. Serve para serviço pontual, cobrança de taxa, acerto, reembolso — qualquer coisa que não passou pelo comercial. Não reserva nem baixa estoque: o que ela move é o financeiro e a contabilidade. |
| Gerada do pedido de venda (botão Criar fatura no pedido) | O pedido copia cliente, condições, produtos, preços, descontos e posição fiscal. A fatura fica ligada ao pedido pelo campo Documento de origem e pelo botão inteligente Pedidos de venda, e o pedido passa a mostrar o que já foi faturado. É o caminho normal de quem vende mercadoria. |
Quanto se pode faturar do pedido depende da política de faturamento do produto: com quantidades entregues, só o que já saiu do estoque; com quantidades pedidas, o pedido inteiro assim que confirmado. Veja cadastro de produtos.
A mesma lógica vale na compra: a fatura de fornecedor pode ser avulsa ou nascer do pedido de compra. Veja faturas de fornecedor.
O formulário
| Cliente | Puxa endereço, CNPJ, inscrição estadual e a posição fiscal padrão. O endereço de entrega pode ser diferente do de cobrança — é o que vai como destinatário da mercadoria na NF-e. |
| Data da fatura | A data do documento, que define competência e o início da contagem do vencimento. |
| Condições de pagamento | Quem calcula os vencimentos. Veja condições de pagamento. |
| Posição fiscal | Define a tributação da operação pela aba Odoo Impostos. É daqui que saem imposto, CST e CFOP da nota — não do produto. |
| Banco do Boleto | A conta que emite o boleto da cobrança. |
| Nro NFSe | O número da nota de serviço, quando a fatura é de serviço. |
Os botões inteligentes no topo mostram o que gira em torno da fatura: Pagamentos, Pedidos de venda (a origem) e NFes (os documentos eletrônicos emitidos).
As abas
- Linhas da fatura — produto, conta contábil (vinda da categoria do produto), quantidade, preço e impostos.
- NFe - Items — os campos fiscais item a item que vão para o XML.
- Itens de diário — o lançamento contábil gerado, em partidas dobradas. É onde se confere para onde foi cada centavo.
- Cobranças — os dados de boleto e remessa bancária.
- Transportadora — frete, volumes, peso e modalidade, que vão no XML.
- Informações de Impostos — o resumo dos tributos apurados.
- Termos e Condições — o texto impresso no PDF.
O botão Vencimentos
É o atalho mais usado no dia a dia do financeiro: ele abre as parcelas que a condição de pagamento gerou.
Cada linha é um título no contas a receber: a conta contábil, o rótulo com o número da parcela, a data de vencimento, o valor e o botão RECEBER, que registra o pagamento daquela parcela sozinha. O rodapé confere o total das parcelas contra o total da fatura — a linha Diferença tem de ficar em zero.
Dá para editar as parcelas aqui: mudar uma data combinada com o cliente, dividir um valor, acrescentar uma linha. A condição de pagamento gera a proposta; esta janela é onde a exceção é tratada, sem precisar criar uma condição nova só para um caso.
Nota de crédito e nota de débito
Fatura lançada não se apaga. Para cancelar ou reduzir, emite-se uma nota de crédito (que estorna, total ou parcialmente, e é a base da NF-e de devolução); para cobrar a mais, uma nota de débito. Os dois botões ficam no topo da fatura lançada, e o documento gerado nasce já vinculado à fatura original.
Erros comuns
- Lançar com a data errada. A data da fatura define a competência contábil e o vencimento. Corrigir depois exige voltar para provisório, o que fica registrado.
- Faturar o pedido inteiro quando só parte foi entregue. Gera nota de mercadoria que não saiu — problema fiscal, não só comercial.
- Trocar a posição fiscal depois de lançar. O imposto não se recalcula sozinho: volte para provisório e confira os valores.
- Apagar em vez de estornar. Fatura lançada e enviada ao cliente se resolve com nota de crédito, nunca com exclusão.